Smart Visit zelfmelden
Inleiding
De patiënt ontvangt voorafgaand aan het bezoek aan het ziekenhuis een afspraakherinnering per mail, SMS en/of BeterDichtbij. In deze herinnering zal een link zijn naar een tijdelijk beschikbare webpagina naar Smart Visit.
Middels de Smart Visit krijgt de patiënt thuis voorafgaand aan het bezoek aan het ziekenhuis informatie of zijn gegevens correct zijn. De controle van de gegevens gebeuren op de server. Vervolgens ontvangt men informatie over de afspraak of opname in het ziekenhuis.
De patiënt kan in het ziekenhuis doorlopen naar de wachtruimte en zich daar aanmelden voor de eerstvolgende afspraak.
Het proces bestaat uit de volgende stappen:
Afspraakherinnering
Controle vraag
Visuele controles
NAW-gegevens
Contactgegevens
Zorggegevens
Achtergrond controles
Uitval
Uw afspraken
Aanmelden
Benodigde koppelingen
HL7 SIU koppeling (voor afspraakwijzigingen)
HL7 ADT koppeling (voor patient en/of opnames)
HL7 QRY koppeling tbv opvragen van patientgegevens
Optionele koppelingen
Wayfinding van eyedog
Vecozo
SBV-Z
Talen
Alle getoonde teksten in de applicatie zijn uiteindelijk vertalingen. Dit is tijdens het project instelbaar om specifieker te maken of aan te passen naar de schrijfstijl.
Het word standaard geleverd met een initiële invulling in het Nederlands en Engels. Andere talen moeten aangeleverd worden.
Afspraakherinnering
In de afspraakherinnering kan ingesteld worden voor welke specifieke afspraaktypen een herinnering verzonden word.
De afspraakherinnering houd rekening met:
Modus (Afspraken en/of opnames)
X aantal dagen voor of na de afspraak
Minimum en maximum leeftijd per patient
Volgordelijkheid
Zowel via mail als SMS
Eerst SMS, dan mail
Voor meer gedetailleerde informatie zie de handleiding:
Controle vraag
De controle vraag is een verificatie om te kijken of de email is verzonden naar de juiste patiënt
Na 3 keer foutief opgeven van de geboortedatum wordt de specifieke link geblokkeerd. De uitgezonden link kan niet meer gebruikt worden.
Een patiënt blijft standaard 20 minuten ingelogd, daarna krijgt men de controle vraag opnieuw.
Controle vraag voorbeeld
Visuele controles
Visuele controles zijn controles die de patiënt zelf uitvoeren en aangeven of het wel of niet correct is.
Randvoorwaarden:
De visuele controle vindt eens in de X dagen plaats, dit om irritatie te voorkomen voor mensen die vaak naar het ziekenhuis gaan. Dit is meestal 180 of 90 dagen
Alle vragen worden gesteld alvorens men op de uitval pagina komt.
Mogelijke visuele controles
NAW gegevens
Contactgegevens
Zorggegevens
NAW gegevens
Bij een visuele controle kan het volgende ingesteld worden:
In of uitschakelen van de controle
Kan het aangepast worden in het portaal?
Zo, ja dan word er een link getoond naar het portaal met een specifieke instructie welke handelingen een patiënt moet doen bij uitval.
Zo niet dan word er ook geen link getoond naar het portaal
NAW-gegevens
Contactgegevens
Bij een visuele controle kan het volgende ingesteld worden:
In of uitschakelen van de controle
Kan het aangepast worden in het portaal?
Zo, ja dan word er een link getoond naar het portaal met een specifieke instructie welke handelingen een patiënt moet doen bij uitval.
Zo niet dan word er ook geen link getoond naar het portaal
Contactgegevens
Zorggegevens
Het volgende kan ingesteld worden:
In of uitschakelen van de controle
Tonen van huisarts van patiënt
ja/nee
Tonen van apotheek patiënt
ja/nee
Tonen van Tandarts patiënt
ja/nee
Kaan ook getoond worden enkel voor specifieke afdelingen (denk kaakchirurgie)
Kan het aangepast worden in het portaal?
Zo, ja dan word er een link getoond naar het portaal met een specifieke instructie welke handelingen een patiënt moet doen bij uitval.
Zo niet dan word er ook geen link getoond naar het portaal
Zorgegevens
Achtergrond controles
Achtergrond controles worden altijd gedaan op het moment dat de Smart Visit voor het eerst geopend wordt door de patiënt. Deze controles staan los van de visuele controle en hier valt men ook op uit.
Achtergrond controles:
Patiënt verificatie moet gedaan zijn (betekent zowel WID Control en vergewissing gedaan is)
Controle of men verzekerd is
Vecozo, is optioneel
Verzekeringscodes kunnen uitgesloten worden
Controle op adres via SBV-Z
Optioneel
Word overgeslagen bij geheim adres
Controle op huisarts (Geldig en/of leeg)
Controle op apotheek (Geldig en/of leeg)
Controle op tandarts (Geldig en/of leeg)
Geldig bij bovenstaande gevallen betekent of de huisarts bijvoorbeeld nog actief is
Uitzonderingen:
Indien verzekeringscontrole een storing heeft dan wordt deze controle overgeslagen
Indien SBV-Z een storing heeft dan wordt deze controle overgeslagen
Uitval
Uitval kan veroorzaakt worden door:
Visuele controles
Achtergrond controles
Per controle kan er een specifieke instructie ingericht worden in 1 zin wat men dan moet doen om het op te lossen in de betreffende patientenportaal van het ziekenhuis. Indien het niet aanpasbaar is dan wordt de link naar het patientenportaal niet getoond om frustratie te voorkomen.
Uitval
Instructie naar de receptie wordt altijd getoond.
Afspraken staan standaard ingeklapt, en men kan zich niet aanmelden. De gebruiker kan de afspraak wel zelf openklappen. “Start aanmelden” is niet beschikbaar en de route indicatie gaat naar de poli balie van de afspraak in plaats van de wachtruimte.
Afsprakenoverzicht
Na doorlopen van de visuele controles en achtergrond controles zijn akkoord krijgt men het overzicht te zien van afspraken en opnames op volgorde van starttijd. Het eerste item is uitgeklapt.
Carrousel afspraken (Afspraken waarbij een patiënt door meerdere behandelaren wordt behandelt en daarvoor meerdere afspraken heeft staan maar niet van plek veranderd) daarvan wordt de eerste en langste afspraak getoond aan de patiënt, de overige niet.
“bekijk de route”
Bij de eerste afspraak start de navigatie vanaf de hoofdingang
Bij navigatie vullen we automatisch in:
Startpunt hoofdingang
Eindbestemming
Taal
Bij vervolgafspraken tonen we enkel direct de route
Bij navigatie vullen we automatisch in:
Startpunt
Eindbestemming
Taal
Navigatie wordt gestart in een iframe binnen de Smart Visit webapplicatie, na sluiten van navigatie
komt men terug op het scherm waar het gestart is.
Afsprakenoverzicht
Aanmelden
Enkel poliafspraken kunnen zich aanmelden, opnames nog niet.
Bij het aanmelden ligt de focus op het bepalen of men in de juiste wachtruimte door visuele kenmerken.
Bij het aanmelden worden de volgende controles gedaan:
Te vroeg (standaard 30 minuten)
Dit is per afdeling te overrulen
Te laat (standaard 5 minuten)
Dit is per afdeling te overrulen
Check of men procesmatig naar de balie moet
In te stellen per afspraaktype
Uitval | Instructie |
Te vroeg | U bent te vroeg, u kunt pas 30 minuten voor de afspraak aanmelden. |
Te laat | Melden bij de polibalie |
Check of patiënt naar de balie moet | Melden bij de polibalie |
Als alles goed is, krijgt men het volgende te zien
Laatste afbeelding van de wayfinding met een wachtkamer (Indien wayfinding is gebruikt)
Afdeling
Route
Tijdstip
Bij “Ja, ik ben er”:
Patiënt wordt aanwezig gemeld in ZIS
Bij “Nee, nog niet”:
Terug naar overzicht van Uw afspraken
Tevredenheidscheck
De tevredenheidscheck is te vinden op twee pagina’s:
Bij het einde van het aanmelden
Bij uitval
De tevredenheidscheck wordt eenmaal per bezoek uitgevraagd. Dus als men meer afspraken heeft en een tweede keer wordt deze niet nogmaals uitgevraagd.
Bij duimpje omhoog:
Krijgt men bevestiging van de verzonden feedback
Bij duimpje omlaag:
Krijgt de patiënt vervolgvragen
Vervolgvragen