Smart Visit
Inleiding
De patiënt ontvangt voorafgaand aan het bezoek aan het ziekenhuis een afspraakherinnering per mail, SMS en/of BeterDichtbij. In deze herinnering zal een link zijn naar een tijdelijk beschikbare webpagina naar Smart Visit.
Middels de Smart Visit krijgt de patiënt thuis voorafgaand aan het bezoek aan het ziekenhuis informatie of zijn gegevens correct zijn. De controles van de gegevens gebeuren op de server. Vervolgens ontvangt men informatie over de afspraak of opname in het ziekenhuis.
De patiënt kan in het ziekenhuis doorlopen naar de wachtruimte en zich daar aanmelden voor de eerstvolgende afspraak bij de decentrale zuil. Het is dan niet nodig om ook bij de centrale zuil te melden.
Let op! Het kan zijn dat de specifieke inrichting bij jullie organisatie net even anders is qua functionaliteit, maar dit is de standaard die wij hanteren sinds juli 2024
Benodigde koppelingen
HL7 SIU koppeling (voor afspraakwijzigingen)
HL7 ADT koppeling (voor patiëntgegevens en/of opnames)
HL7 QRY koppeling t.b.v. opvragen van patiëntgegevens
Optionele koppelingen
VECOZO
SBV-Z
Talen
Alle getoonde teksten in de applicatie zijn uiteindelijk vertalingen. Dit is tijdens het project instelbaar om specifieker te maken of aan te passen naar de schrijfstijl.
Het word standaard geleverd met een initiële invulling in het Nederlands en Engels. Andere talen moeten aangeleverd worden.
Afspraakherinnering
In de afspraakherinnering kan ingesteld worden voor welke specifieke afspraaktypen een herinnering verzonden wordt.
De afspraakherinnering houdt rekening met:
Modus (Afspraken en/of opnames)
X aantal dagen voor of na de afspraak
Minimum en maximum leeftijd per patiënt
Volgordelijkheid
Zowel via mail als SMS
Eerst SMS, dan mail
Voor meer gedetailleerde informatie zie de handleiding:
Controle vraag
De controle vraag is een verificatie om te kijken of de email is verzonden naar de juiste patiënt.
Na 3 keer foutief opgeven van de geboortedatum wordt de specifieke link geblokkeerd. De uitgezonden link kan niet meer gebruikt worden.
Een patiënt blijft standaard 20 minuten ingelogd, daarna krijgt men de controle vraag opnieuw.
Controle vraag voorbeeld
Visuele controles
Visuele controles zijn controles die door de patiënten zelf worden uitgevoerd, waarbij ze aangeven of iets wel of niet correct is.
Randvoorwaarden:
De visuele controle vindt eens in de X dagen plaats, om te voorkomen patiënten met veel bezoeken dit iedere keer moeten doen. Dit is meestal 180 of 90 dagen.
Alle vragen worden gesteld voordat men op de uitval pagina komt.
De volgende soorten gegevens kunnen visueel gecontroleerd worden:
NAW-gegevens
Contactgegevens
Zorggegevens
NAW-gegevens
Voor een visuele controle kan het volgende ingesteld worden:
In- of uitschakelen van de controle
Kan het aangepast worden in het portaal?
Zo ja, dan wordt er een link getoond naar het portaal met een specifieke instructie welke handelingen een patiënt moet doen bij uitval.
Zo nee, dan wordt er ook geen link getoond naar het portaal.
Hieronder staat een voorbeeld van hoe de NAW-gegevens getoond kunnen worden:
NAW-gegevens
Contactgegevens
Bij een visuele controle kan het volgende ingesteld worden:
In- of uitschakelen van de controle
Kan het aangepast worden in het portaal?
Zo ja, dan wordt er een link getoond naar het portaal met een specifieke instructie welke handelingen een patiënt moet doen bij uitval.
Zo nee, dan wordt er ook geen link getoond naar het portaal.
Hieronder staat een voorbeeld van hoe de contactgegevens getoond kunnen worden:
Contactgegevens
Zorggegevens
Het volgende kan ingesteld worden:
In- of uitschakelen van de controle
Tonen van huisarts van patiënt
ja/nee
Tonen van apotheek patiënt
ja/nee
Tonen van Tandarts patiënt
ja/nee
Kan ook getoond worden enkel voor specifieke afdelingen (bijvoorbeeld kaakchirurgie)
Kan het aangepast worden in het portaal?
Zo ja, dan word er een link getoond naar het portaal met een specifieke instructie welke handelingen een patiënt moet doen bij uitval.
Zo nee, dan word er ook geen link getoond naar het portaal.
Hieronder staat een voorbeeld van hoe de zorggegevens getoond kunnen worden:
Zorggegevens
Achtergrond controles
Achtergrond controles worden altijd gedaan op het moment dat de Smart Visit voor het eerst geopend wordt door de patiënt. Deze controles staan los van de visuele controle en hier valt men ook op uit.
Achtergrond controles:
Patiëntverificatie moet gedaan zijn (dit betekent zowel de WID-controle als de vergewissing gedaan is)
Controle of men verzekerd is
VECOZO, is optioneel
Specifieke verzekeringscodes kunnen uitgesloten worden
Controle op adres via SBV-Z
Optioneel
Wordt overgeslagen bij geheim adres
Controle op huisarts (geldig en/of leeg)
Controle op apotheek (geldig en/of leeg)
Controle op tandarts (geldig en/of leeg). Kan enkel voor specifieke afdelingen worden gecontroleerd (bijvoorbeeld kaakchirurgie).
Geldig betekend bij bovenstaande gevallen dat de huisarts nog actief is en/of geen einddatum heeft.
Uitzonderingen:
Indien verzekering controle een storing heeft dan wordt deze controle overgeslagen
Indien SBV-Z een storing heeft dan wordt deze controle overgeslagen
Uitval
Uitval kan veroorzaakt worden door:
Visuele controles
Achtergrond controles
Per controle kan er een specifieke instructietekst worden ingesteld. Hierin staat wat de patiënt in het patiëntenportaal moet doen om het probleem op te lossen. Wanneer de gegevens niet aanpasbaar zijn wordt er geen link naar het patiëntenportaal getoond.
Hieronder staat een voorbeeld van hoe deze link getoond kan worden:
Uitval
Uitval komt in de volgende gevallen voor:
COV check negatief;
SBVZ check negatief;
BSN is niet geverifieerd;
patiënt is niet ingecheckt;
patiënt heeft een uitgesloten verzekering;
huisarts / apotheek / tandarts is uitgesloten;
patiënt heeft bij een visuele controle aangegeven dat de gegevens niet kloppen.
Afsprakenoverzicht
Nadat de visuele controles en de achtergrond controles gedaan zijn wordt er een overzicht getoond van de afspraken en opnames. Dit is op volgorde van de geplande starttijd.
Bovenin staat de QR Code die de patiënt kan gebruiken om decentraal aan te melden bij een zuil.
Hieronder staat een voorbeeld van hoe deze informatie getoond kan worden:
Voorbeeld JBZ
Afspraken
Wanneer een patiënt meerdere afspraken of opnames heeft wordt het eerste item uitgeklapt getoond, totdat de afspraak voorbij is.
Van een afspraak laten we de volgende gegevens zien:
geplande starttijd;
Het adres van het ziekenhuislocatie, wanneer in de smart visit optie “is Fysiek” aan staat ;
Ga naar (indien gevuld)
Dit is de instructie van de bepaalde wachtkamer
Route informatie (indien gevuld)
Dit is de instructie uit de Smart Visit optie
Instructie (indien gevuld)
Extra opvallende instructie, denk aan “Vergeet uw document of rijbewijs niet mee te nemen!” uit de Smart Visit optie
Tevredenheidsvraag
De tevredenheidsvraag wordt getoond op het afsprakenoverzicht. Deze vraag wordt eenmaal per bezoek uitgevraagd.
Bij het geven van een duimpje omhoog krijgt de patiënt een bevestiging van de verzonden feedback.
Bij het geven van een duimpje omlaag krijgt de patiënt een vervolgvraag te zien. Die zijn zoals onderstaand:
Vervolgvragen