Proces Inchecken

Inchecken

Het incheckproces is het proces van de patiëntverficatie en het verlenen van afspraakinformatie. Binnen dit proces vallen de volgende applicaties:

Smart Visit - de patiënt doorloopt thuis het incheckproces in Smart Visit met verificatie van gegevens en ontvangt informatie over de afspraken op de telefoon.
Centraal - de patiënt doorloopt het incheckproces aan de centrale aanmeldzuil met verificatie van gegevens en ontvangt informatie over de afspraken op het ticket.
Combi - de patiënt doorloopt het incheckproces aan de combinatie (centraal + decentraal) aanmeldzuil met verificatie van gegevens en ontvangt informatie over de afspraken op het ticket.
Balie - de medewerker aan de balie controleert de patiëntgegevens en verstrekt de patiënt informatie over de afspraken op het ticket.
App - de patiënt doorloopt thuis het incheckproces in een app van een externe partij met verificatie van gegevens en ontvangt informatie over de afspraken op de telefoon.

Bij het incheckproces horen de volgende configuraties:

Document verificatie

Het aan-/uitzetten van de documentverificatie betreft enkele controles van gegevens die uit het opgelegde document zijn gelezen. Als deze controle aan staat wordt gecontroleerd of de BSN voldoet aan de 11-proef en wordt gecontroleerd of het document nog geldig is.

Test BSN’s

Deze configuratie is bedoeld om het testen met specimendocumenten te faciliteren. Door het BSN van het document op te voeren worden enkele controles overgeslagen. Dit zijn controles die in de meeste gevallen zullen falen bij het gebruik van een specimendocument. De controles die worden overgeslagen zijn:

Document verificatie (BSN 11-proef, document geldigheid)
WID controle
SBV-Z controle
COV controle

Door deze controles over te slaan is het mogelijk om te werken met een specimendocument en tegelijkertijd alle controles actief te houden wanneer er wel een echt document gebruikt wordt.

Wet op Identificatieplicht (WID) controle

Als deze configuratie aan staat zal bij het uitlezen van een document bij de overheid gecontroleerd worden of het document in omloop mag zijn. De WID controle zal negatief zijn (afgekeurd) als:

De combinatie van BSN en documentnummer niet valide is
Het document als vermist is opgegeven
Het document als gestolen is opgegeven

Indien de WID dienst niet beschikbaar is (bijvoorbeeld bij een storing) zal het proces verder gaan, ook als deze configuratie actief is.

Controle op verzekeringsgegevens (COV)

De COV controle vraag op basis van het BSN van de patiënt de bekende verzekeringsgegevens op bij Vecozo. Naast het aan-/uitzetten van de controle is het mogelijk om bepaalde verzekeraars te selecteren waarbij de COV controle niet moet worden gedaan, en verzekeraars te selecteren waarbij de patiënt altijd uit moet vallen.

Als deze controle aan staat zal de uitvallen indien:

De COV controle aangeeft dat de patiënt niet vezekerd is
De COV controle een ander polinummer retourneert dan in het ziekenhuis geregistreerd is
De patiënt een verzekering heeft geregistreerd staan die uit moet vallen

Indien de COV dienst niet beschikbaar is (bijvoorbeeld bij een storing) zal het proces verder gaan, ook als deze configuratie actief is.

Huisartsencontrole

Wanneer de configuratie actief is zal worden gecontroleerd of de patiënt een huisarts heeft (is het veld gevuld) en de huisarts actief is. Daarnaast kunnen er huisartsen worden geselecteerd die uit moeten vallen. Dit kan op twee manieren;

Per huisarts; Klik op de ‘Bewerken’ knop en zet een vink bij de huisartsen die uit moeten vallen.
Groep huisartsen; Vul bij de ‘Wildcard’ in welke huisartsen als groep uitgesloten moeten worden. De wildcard werkt door middel van een * die aangeeft welke groep aan ID’s uit moet vallen. Deze ster kan als volgt gebruikt worden:
- Aan het einde; HA*
  Dit resulteert erin dat alle huisartsen die een ID hebben dat start met HA…. uit zullen vallen. Dus bijvoorbeeld HA123, HA456, Haver.
- Aan het begin; *TEST
  Dit resulteert erin dat alle huisartsen die een ID hebben dat eindigd met …TEST uit zullen vallen. Dus bijvoorbeeld HA-TEST, Landtest
- In het midden; HA*TEST
  Dit resulteert erin dat alle huisartsen die een ID hebben dat begint met HA… en eindigt met …TEST uit zullen vallen. Dus bijvoorbeeld HAVER-TEST, HA-123-TEST

Als laatste is het mogelijk om aan te geven of de huisarts door de patiënt te wijzigen is bij de aanmeldzuil. LET OP! Hiervoor is het nodig om een werkende ADT koppelingen te hebben van Logis.P naar het ziekenhuis om de bijgewerkte gegevens op te kunnen sturen.

Tandartscontrole

Wanneer de configuratie actief is zal worden gecontroleerd of de patiënt een tandarts heeft (is het veld gevuld) en de tandarts actief is. Daarnaast kunnen er tandartsen worden geselecteerd die uit moeten vallen. Deze controle is te beperken tot bepaalde afdelingen, in dat geval wordt de controle alleen uitgevoerd als de patiënt een afspraak heeft op één van de geselecteerde afdelingen.

LET OP! Als er geen afdelingen zijn geselecteerd wordt de tandartscontrole voor alle patiënten uitgevoerd.

Als laatste is het mogelijk om aan te geven of de tandarts door de patiënt te wijzigen is bij de aanmeldzuil. LET OP! Hiervoor is het nodig om een werkende ADT koppelingen te hebben van Logis.P naar het ziekenhuis om de bijgewerkte gegevens op te kunnen sturen.

Apotheekcontrole

Wanneer de configuratie actief is zal worden gecontroleerd of de patiënt een apotheek heeft (is het veld gevuld) en de apotheek actief is. Daarnaast kunnen er apotheken worden geselecteerd die uit moeten vallen.

Als laatste is het mogelijk om aan te geven of de apotheek door de patiënt te wijzigen is bij de aanmeldzuil. LET OP! Hiervoor is het nodig om een werkende ADT koppelingen te hebben van Logis.P naar het ziekenhuis om de bijgewerkte gegevens op te kunnen sturen.

SBV-Z (Sectorale Berichtenvoorziening in de Zorg) controle

Het aan-/uitzetten van deze configuratie bepaald of bij het SBV-Z de adresgegevens van de patiënt opgevraagd moeten worden. Via deze controle worden de gegevens van de patiënt opgehaald zoals deze bij de gemeente geregistreerd zijn.

Daarnaast is het mogelijk om ‘Toon verschillen’ aan te zetten, de patiënt krijgt in dat geval een keuzescherm te zien als het adres van het SBV-Z afwijkt ten opzichte van het geregistreerde adres. LET OP! Hiervoor is het nodig om een werkende ADT koppelingen te hebben van Logis.P naar het ziekenhuis om de bijgewerkte gegevens op te kunnen sturen.

Het is mogelijk dat bij het opvragen van de gegevens bij het SBV-Z blijkt dat de patiënt een geheim adres heeft. In dat geval worden er geen adresgegevens verstrekt door het SBV-Z. Het is mogelijk om deze patiënten met regelmaat uit te laten vallen en via de balie te laten gaan zodat de medewerkers dan de adresgegevens kunnen controleren. Vul hiervoor het aantal dagen in bij ‘Geheim adres uitval’. Als deze configuratie leeg is zal de patiënt met een geheim adres ten alle tijden verder mogen in het proces.

Aanmelden met patiëntnummer

Het aan-/uitzetten van deze configuratie bepaald of het mogelijk is voor patiënten om aan te melden met een barcode/QR-code die enkel een patiëntnummer bevat. Dit kan gebruikt worden om aan te laten melden met een patiëntenpas of met een alternatief ID zodat patiënten zonder Nederlands ID bewijs ook gebruik kunnen maken van de aanmeldzuilen.

Er kan worden aangegeven hoe lang een alternatief ID geldig is zodat patiënten met zo’n ID regelmatig naar de balie moeten voor enkele controles.

Visuele controle

Het aan-/uitzetten van deze configuratie bepaald of de patiënt regelmatig de patiëntgegevens te zien krijgt voor een visuele controle. In te stellen is hoe vaak deze gegevens visueel gecontroleerd moeten worden (per hoeveel dagen).

Ook is het mogelijk om te bepalen welke gegevens de patiënt moet controleren, verdeeld onder de volgende categorieën. De persoonsgegevens worden ten alle tijden getoond:

Persoonsgegevens - Naam, geboortedatum, geslacht
Adresgegevens - Adres, woonplaats, postcode
Contactgegevens - Telefoonnummers, e-mailadres
Zorggegevens - verzekeraar, verzekeringsnummer
Huisarts
Apotheek
Tandarts

Pasfoto controle

--

Query op ADT berichten (QRY^Q01 → ADR_A19)

Deze configuratie bepaald of in het proces altijd een QRY gedaan moet worden om de meest recente patiëntgegevens op te halen uit het ZIS. Het aanzetten van deze instelling kan voor enkele seconden vertraging zorgen.

Het is mogelijk om de time-out in te stellen voordat het proces verder gaat. Als er geen (tijdig) antwoord wordt ontvangen uit het ZIS zal het proces verder gaan met de op dat moment bekende gegevens uit de database van Logis.P.

Controle op contactgegevens

Deze configuratie bepaald of er een automatische controle moet plaatsvinden op de contactgegevens van de patiënt. Deze controle kan niet de correctheid van gegevens controleren, enkel of deze gegevens aanwezig zijn. Bij deze controle moet ingesteld worden welke gegevens minimaal verplicht zijn.

Het is mogelijk om aan te geven of de patiënt in het proces de gegevens zelf aan kan passen.

LET OP! Hiervoor is het nodig om een werkende ADT koppelingen te hebben van Logis.P naar het ziekenhuis om de bijgewerkte gegevens op te kunnen sturen.

Afspraak afronding

Deze configuratie bepaald hoe in de processen een afspraak als ‘afgerond’ wordt beschouwd. Afgeronde afspraken zullen niet niet meer meegenomen worden in de processen en daarom niet meer geprint worden bij de centrale zuil, en niet meer worden getoond bij een aanmelding bij de decentrale aanmeldzuil.

Er zijn 5 opties;

Enkel stagemarker
Stagemarker & starttijd in verleden
Enkel starttijd in het verleden
Stagemarker & eindtijd in het verleden
Enkel eindtijd in het verleden

Een stagemarker is de status van de afspraak zoals deze door het ZIS wordt verstuurd. Overleg met uw consultant voor de juiste instelling.

'Te vroeg' en 'te laat' controle

Deze configuratie bepaald of er een te vroeg- en/of te laat controle moet plaatsvinden. Er is één algemene instelling mogelijk, van toepassing voor alle afspraken.

Daarnaast is het mogelijk om per afspraaktype uitzonderingen op te voeren waarvoor de te laat controle een andere instelling nodig heeft.

Leidende wachtruimte

Deze configuratie bepaald welke wachtruimtebepaling leidend is in het geval dat er twee wachtkamers beschikbaar zijn. De wachtkamer die via de koppeling wordt meegestuurd door het ZIS, of de wachtruimte die bepaald is door de wachtruimte routering binnen de Universe applicatie.

Uitval centraal

Het aan-/uitzetten van deze configuratie bepaald of er een ticket geprint zal worden bij de aanmeldzuil. Daarnaast kan per zuil een wachtrij worden geselecteerd waarin de patiënt geplaatst zal worden bij uitval. Deze wachtrij is bedoeld om bij de balie opgeroepen te worden, en zal resulteren in een oproepnummer op het uitvalticket.

Als laatste moet er een template worden geselecteerd om te bepalen wat de opmaak zal zijn van het ticket.

Download template

Het aan-/uitzetten van deze configuratie bepaald of de patiënt in Smart Visit de mogelijkheid heeft om hun ticket de downloaden op hun device. Voor het downloaden is het noodzakelijk om een template te selecteren die de opmaak van de download bepaald.

Wayfinding integratie eyedog

--

Gegevens wijzigen bij balie

Deze configuratie bepaald of het bij de balieapplicatie mogelijk is om patiëntgegevens te bewerken. Per categorie kan worden aangegeven of deze wel/niet door de gebruiker bewerkt kunnen worden. De bijgewerkte gegevens zullen worden opgestuurd naar het ZIS.

LET OP! Hiervoor is het nodig om een werkende ADT koppelingen te hebben van Logis.P naar het ziekenhuis om de bijgewerkte gegevens op te kunnen sturen.

Inloop mogelijkheden

Deze configuratie bepaald welke inloopkeuzes bij de zuilen getoond worden. Per zuil is het mogeiljk om een ‘inloopgroep’ te selecteren. De keuzes die geconfigureerd zijn bij de inloopgroep, met resulterende route / wachtrij zullen worden getoond bij de zuil.

De te selecteren inloopgroepen zijn bij de stamgegevens aan te maken en te beheren.

Toon uitvalreden

Het aanzetten van deze configuratie voor Smart Visit zorgt ervoor dat de patiënt geïnformeerd wordt over welke gegevens ontbreken of onjuist zijn. Dit is de reden dat het proces niet succesvol doorlopen is.

Toon barcode

Het aanzetten van deze configuratie voor Smart Visit zorgt ervoor dat de patiënt naast de QR-code ook een barcode op de pagina te zien krijgt. Deze barcode kan gebruikt worden bij een bloedafname of zelfmeetkiosk.

Tevredenheid uitvragen

Deze configuratie bepaald of de tevredenheid uitgevraagd moet worden. Bij Smart Visit resulteert dit in een duimpje omhoog & duimpje omlaag op de pagina met het afsprakenoverzicht.

--

Portaal

Deze configuratie bepaald of de patiënt naar het portaal verwezen moet worden als er ontbrekende of incorrecte gegevens zijn geconstateerd. Het is mogelijk om de URL naar het portaal in te voeren, deze URL zal geopend worden als de patiënt klikt op de button ‘Naar {portaalnaam}’.

Verder is het nodig om aan te geven welke gegevens de patiënt zelf kan wijzigen in het portaal. Alleen als er een fout in deze gegevens gevonden wordt zal de patiënt de portaalbutton te zien krijgen, als er een fout bij andere gegevens geconstateerd wordt zal de patiënt worden verwezen naar het ziekenhuis.

Inchecken centraal

Deze configuratie bepaald of er een ticket afgedrukt moet worden bij een centrale aanmelding. Hiervoor is het nodig om het tickettemplate te selecteren die de layout bepaald van het centrale ticket. Daarnaast is het optioneel mogelijk om een gedeelde teller in te stellen, de bepaald of er op het ticket een oproepnummer moet afgedrukt worden.